Vous dirigez actuellement votre propre entreprise. Vous constatez que vous êtes régulièrement invité par des administrations, des fournisseurs ou même des clients à présenter le Kbis de la société. N'hésitez pas alors à prendre connaissance des informations contenues dans le texte ci-dessous. Vous comprendrez enfin l'utilité d'un tel document !
Quelle est son utilité ?
Avant d'aller plus loin sur le sujet, il semble important de rappeler à tous que chaque créateur d'entreprise à but commercial (quelle que soit sa forme juridique) a l'obligation de s'inscrire au registre du commerce et des sociétés (RCS). Une fois la société définitivement immatriculée, le dirigeant se verra remettre un document officiel nommé le Kbis (ou extrait Kbis). Ce dernier confirme l'existence juridique de l'entreprise. Attention, un tel document doit nécessairement être le plus récent possible. La plupart des demandeurs exigent des Kbis de moins de trois mois.
Veuillez également noter que le Kbis, en tant que tel, ne concerne pas les artisans et les auto-entrepreneurs. Les premiers sont néanmoins dans l'obligation de s’immatriculer auprès du répertoire des métiers (RM). Ils obtiendront alors un équivalent au Kbis, nommé l'extrait d’immatriculation D1. Les seconds devront, quant à eux, fournir un extrait d’auto-entrepreneur.
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Quelles sont les mentions obligatoires ?
Pour être valable, le document doit nécessairement mentionner :
- Nom du greffe d'immatriculation
- Raison sociale de l'entreprise
- Numéro d'identification et le code NAF
- Forme juridique
- Montant du capital social
- Adresse du siège social
- Date de constitution et durée d’existence
- Description précise de l’activité
- Informations personnelles (adresse, date de naissance, etc.) du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes
- Référence des autorisations obligatoires si nécessaire
Le Kbis précise également si une procédure collective est actuellement engagée à l’encontre de la société.
Comment faire une demande de Kbis ?
Ce genre de demande s'effectue auprès du greffe du tribunal de commerce compétent. Ce dernier se trouve le plus souvent dans le même département que celui où est domiciliée la société. La démarche est relativement encadrée. Pour obtenir ce que vous demandiez, vous devrez respecter la procédure. Commencez par renseigner le formulaire de recherche en précisant la dénomination sociale ou le numéro SIREN(ou de SIRET) de la société concernée. Une fois la recherche terminée, vérifiez la fiche Infogreffe trouvée afin de vérifier que votre demande concerne bien l'entreprise voulue.
Si tel est bien le cas, il ne vous reste plus alors qu'à cliquer sur un onglet nommé "Voir les documents officiels". Pour terminer l'opération, n'oubliez pas non plus de préciser comment vous souhaitez recevoir ce document. Avez-vous besoin d'une version papier ou la version numérique vous convient-elle ? Achevez votre recherche en confirmant vos choix précédents.
Après quelques jours, vous recevrez un document officiel et certifié par le greffier du tribunal de commerce. Sachez enfin qu'il est tout à fait possible d'automatiser cette démarche et de recevoir périodiquement un nombre de Kbis défini par avance.
Est-un acte payant ?
La fourniture d'extrait Kbis n'est pas un acte gratuit. Son prix reste toutefois variable. Il dépend en réalité du mode de transmission utilisé. Ainsi, si vous vous rendez directement au greffe, il vous en coûtera 2,82 € par document. Dans le cas où vous souhaiteriez recevoir l'extrait Kbis par courrier, vous devrez vous acquitter d'un montant de 3,91 €. Vous avez également la possibilité d'accéder à une version numérique de ce document. Elle vous sera envoyée par mail ou vous recevrez un lien pour le télécharger. Bien sûr, cette option n'est pas gratuite non plus ! Elle coûte 3,53 € pour un envoi.
Et pour les entreprises étrangères ?
Vous avez peut-être envie de créer une entreprise en dehors des frontières françaises (mais tout en demeurant en Europe) ? Comment faire alors pour prouver l'existence juridique de cette société ? On ne le sait pas toujours, mais il existe un organisme spécialisé au niveau européen. Il se nomme le European Business Register ou EBR. Lui seul est habilité à fournir un équivalent au Kbis, habituellement utilisé par les entreprises immatriculées en France.
Les démarches sont différentes si vous vous installez en dehors de l'espace économique européen. Dans ce cas, vous devrez prendre contact avec une ambassade ou le consulat français. Vous récupérerez alors un document authentifié qui vous aidera à prouver votre bonne foi.